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OEA/Ser.G CP/RES. 768 (1234/00) 18 mai 2000 Original: espagnol |
CP/RES. 768 (1234/00)
ACTUALISATION DE LA résolution CP/RES. 718 (1150/98)
"CONFÉRENCES ET RÉUNIONS FINANCÉES PAR L'OEA"
LE CONSEIL PERMANENT DE L'ORGANISATION DES ÉTATS AMÉRICAINS,
VU la résolution "Actualisation de la résolution CP/RES. 718 (1150/98)" incorporée au document CP/CAAP- /00, élaboré par la Délégation de Colombie avec la collaboration du Secrétariat général, fournit des renseignements sur les coûts des réunions d'une durée d'un, deux ou trois jours,
CONSIDÉRANT:
Que par la résolution AG/RES. 457 (IX-O/79), l'Assemblée générale a chargé le Secrétariat général de déterminer les coûts des conférences sur la base des dépenses encourues au Siège de l'Organisation;
Que la résolution AG/RES. 1230 (XXIII-O/93) a demandé au Secrétariat général de prendre en charge les frais de voyage des fonctionnaires des gouvernements des États membres uniquement lorsqu'ils voyagent au nom de l'Organisation;
Que dans les procès-verbaux CP/ACTA 962/93 est reprise la décision du Conseil permanent que, conformément à cette règle, on entend par représentants gouvernementaux non seulement les fonctionnaires choisis et désignés par un pays, mais aussi toute personne choisie par un gouvernement pour le représenter au sein d'un forum de l'OEA;
Que les résolutions AG/RES. 1277 (XXIV-O/94), AG/RES. 1317 (XXV-O/95), AG/RES. 1381 (XXVI-O/96) et AG/RES. 1531 (XXVII-O/97) ont réitéré qu'aucuns fonds confiés à l'Organisation ne seront employés pour défrayer les coûts des voyages autres que ceux qui sont entrepris au nom de l'Organisation;
Que par la résolution CP/RES. 718 (1150/98), le Conseil permanent a chargé le Secrétariat général de réviser chaque année les coûts estimatifs de la tenue de réunions au Siège, et de celles qui se tiendront hors siège, et d'informer le Conseil avant le 28 février chaque année de l'opportunité de la révision de ces montants;
TENANT COMPTE de la situation budgétaire de l'Organisation ainsi que du besoin de maximiser les ressources limitées disponibles pour donner suite aux directives qui ont été adressées au Conseil permanent;
PRENANT EN COMPTE que par la résolution AG/RES. 1531 (XXVII-O/97), l'Assemblée générale a également chargé la Commission des réunions et organismes d'examiner les coûts des réunions, et par la résolution AG/RES. 1446 (XXVII-O/97), de chercher le meilleur moyen de rationaliser et de rendre plus efficace et plus performante la tâche des Conseils,
DÉCIDE:
1. De réitérer que le Fonds ordinaire financera seulement les conférences et réunions dont les coûts sont inscrits au budget de l'Organisation, que ces crédits soient calculés sur la base de leur tenue au siège ou hors siège, et uniquement dans la mesure où ces coûts ne dépassent pas les montants précisés au paragraphe 7 du dispositif de la présente résolution. Que tous frais supplémentaires doivent être pris en charge par le pays d'accueil ou supporté par des fonds externes.
2. De charger le Secrétariat général d'assurer que dans chaque accord signé avec les gouvernements des pays désireux d'accueillir des réunions hors siège, soient dûment consignés les engagements financiers qu'assumera l'Organisation, ceux que le pays intéressé est prêt à assumer, et ceux qui seront couverts par prélèvement sur les fonds extérieurs. D'arrêter que les fonds extérieurs et ceux que le pays intéressé dépose dans le compte du Secrétariat général selon les termes de l'accord précité, seront gérés par le Secrétariat général, et le seront pendant au moins 60 jours avant l'ouverture de la réunion, et qu'en outre, si ces ressources ne sont pas déposées au Secrétariat général dans les délais indiqués, la réunion sera tenue au Siège.
3. De demander au Secrétariat général de prendre comme base pour l'élaboration de l'accord, les montants inscrits au titre des objets de dépenses spécifiques envisagés dans les "Réunions-types" figurant dans le document "Actualisation de la résolution CP/RES. 718 (1150/98)" (CP/CAAP-2505/00) annexés à la présente résolution. D'arrêter également que tout frais supplémentaire calculé par l'Organisation sera imputable exclusivement aux voyages du personnel du Secrétariat des conférences et réunions assigné à la réunion en question.
4. De disposer qu'il incombera au Secrétariat aux conférences et réunions de gérer la totalité des fonds alloués pour la tenue des réunions hors siège, y compris les frais supplémentaires, le cas échéant, ainsi que des fonds déposés dans le compte du Secrétariat général et provenant du pays d'accueil ou de sources extérieures pour couvrir ces frais supplémentaires.
5. Que tout frais supplémentaire découlant des réunions qui devaient être tenues à Washington, D.C., mais que, en raison des offres d'accueil faites par les États membres, il a été décidé de tenir hors siège, sera pris en charge par le pays d'accueil ou financé par des fonds extérieurs.
6. De charger le Secrétariat général d'effectuer toutes les démarches qu'il entreprendra dans le cadre d'une réunion comme un projet spécifique du Secrétariat aux conférences et réunions; d'assurer que les ressources du Fonds ordinaire, celles qu'apporte le pays d'accueil, et celles qui proviennent des sources extérieures soient employés conformément au plan de mise en œuvre élaboré à cette fin. D'arrêter en outre que le Secrétariat général ne virera pas les fonds, et ne confiera pas le décaissement de ces fonds aux autorités du pays d'accueil. 7. De charger le Secrétariat général de prendre comme base du projet de budget des conférences et réunions les montants suivants: EU$14 500 (maximum) pour une réunion d'un jour tenue au siège de l'OEA à Washington, D.C.; EU$422 000 (maximum) pour la même réunion tenue hors siège; EU$21 000 (maximum) au siège, et EU$29 000 (maximum) hors siège pour une réunion de deux jours; EU$28 000 (maximum) au siège, à Washington, D.C. et EU$36 000 (maximum) hors siège pour une réunion de trois jours, conformément aux directives tracées dans le document "Actualisation de la résolution AG/RES. 718 (1150/98)". De disposer que ces montants doivent être employés en vue du décaissement de fonds par prélèvement sur les crédits ouverts au titre des "Conférences programmées de l'OEA", du sous-programme 10W du Programme-budget approuvé pour 2001.
8. De réitérer que les crédits inscrits au Fonds ordinaire ne seront, en règle générale, employés pour couvrir les frais de voyage des représentants gouvernementaux que lorsque ceux-ci sont chargés d'accomplir une mission au nom de l'Organisation, et que cette disposition inclut les personnes choisies pour prêter leurs services au sein d'organes de l'OEA. De rappeler également que les frais de voyage d'autres représentants que le Conseil permanent juge approprié de financer doivent être approuvés au cas par cas, conformément aux dispositions du paragraphe 6 de la présente résolution.
9. De charger le Secrétariat général de réviser chaque année ces coûts estimatifs, et d'informer le Conseil permanent, au plus tard le 28 février de chaque année, de l'opportunité d'une actualisation de ces montants.
10. D'arrêter que lorsque pour des raisons exceptionnelles, le coût des réunions dépasse les prévisions du paragraphe 7 ci-dessus, l'approbation du Conseil permanent, sur recommandation préalable de la Commission des questions administratives et budgétaires sera nécessaire pour l'obtention des fonds supplémentaires.
PROJET DE BUDGET SECRÉTARIAT AUX CONFÉRENCES ET RÉUNIONS
PRO/BUD No.: PPTMODELO-1A DATE:
RÉUNION: RÉUNION-TYPE + UNE SÉANCE PLÉNIÈRE LIEU: WASHINGTON DC INTERPRÉTATION: 4 LANGUES TRADUCTION: 4 LANGUES DATE RÉUNION: COMPTE: DURÉE: 1 JOUR
FONC. DE CONF.: COOR.A.TEC.: SECR.COMIS.:
OBSERVATIONS: Les EU$8 000 inscrits au titre des documents sont purement estimatifs. Ne sont pas couverts les frais de voyages, les faux frais (dép./arr.), les indemnités de subsistance, le matériel audiovisuel (projecteurs, écrans, etc.).
MONTANTS PAR OBJET DE DÉPENSES Obj.2 - HEURES SUPPLÉMENTAIRES Heures supplémentaires 25x32 heures 800 800 800
Obj.5 - DOCUMENTS Documents 8,000 8,000 8,000
Obj.6 - MATÉRIELS ET FOURNITURES Matériels et fournitures 300 300 300
Obj.8 - CONTRATS 8 Interprètes (*) 8x390x1 jour 3,120 4 Traducteurs/réviseurs 4x280x1 jour 1,120 2 Préposés aux salles 2x80x1 jour 160 1 technicien/opérateur 1x86x1 jour 86 4,486 4,486 13,586
Obj.9 - AUTRES DÉPENSES Communications 100 Imprévus 5% du total partiel 684 784 784 784 14,370
(*) une équipe = 6 heures de travail
TOTAL BUDGET 14,370
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PROJET DE BUDGET SECRÉTARIAT AUX CONFÉRENCES ET RÉUNIONS
PRO/BUD No.: PPTMODELO-2A DATE:
RÉUNION: RÉUNION-TYPE + UNE SÉANCE PLÉNIÈRE LIEU: WASHINGTON DC INTERPRÉTATION: 4 LANGUES TRADUCTION: 4 LANGUES DATE RÉUNION: FECHA REUNION: COMPTE: DURÉE: 2 JOURS
ESP.DE CONF.: COOR.A.TEC.: SECR.COMIS.:
OBSERVATIONS: Les EU$9 000 inscrits au titre des documents sont purement estimatifs. Ne sont pas couverts les frais de voyages, les faux frais (dép./'arr.),les indemnités de subsistance, le matériel audiovisuel (projecteurs, écrans, etc.).
MONTANTS PAR OBJET DE DÉPENSES Obj.2 - HEURES SUPPLÉMENTAIRES Heures supplémentaires 25x64 heures 1,600 1,600 1,600
Obj.5 - DOCUMENTS Documents 9,000 9,000 9,000
Obj.6 - MATÉRIELS ET FOURNITURES Matériels et fournitures 450 450 450
Obj.8 - CONTRATS 8 Interprètes (*) 8x390x2 jours 6,240 4 Traducteurs/réviseurs 4x280x2 jours 2,240 2 Préposés aux salles 2x80x2 jours 320 1 Technicien/opérateur 1x86x2 jours 172 8,972 8,972 20,022
Obj.9 - AUTRES DÉPENSES Communications 100 Imprévus 5% du total partiel 1,006 1,106 1,106 1,106 21,128
(*) Équipe = 6 heures de travail
TOTAL BUDGET 21,128
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PROJET DE BUDGET SECRÉTARIAT AUX CONFÉRENCES ET RÉUNIONS
PRO/BUD No.: PPTMODELO-3A DATE:
RÉUNION: RÉUNION-TYPE = UNE SÉANCE PLÉNIÈRE LIEU: WASHINGTON DC INTERPRÉTATION: 4 LANGUES TRADUCTION: 4 LANGUES DATE RÉUNION: COMPTE: DURÉE: 3 JOURS
FONC. DE CONF.: COOR.A.TEC.: SECR.COMIS.:
OBSERVATIONS: Les EU$10 000 inscrits au titre des documents sont purement estimatifs. Ne sont pas couverts les frais de voyages, les faux frais (dép./'arr.), les indemnités de subsistance, le matériel audiovisuel (projecteurs, écrans, etc.)
MONTANTS PAR OBJET DE DÉPENSES Obj.2 - HEURES SUPPLÉMENTAIRES Heures supplémentaires 25x96 heures 2,400 2,400 2,400
Obj.5 - DOCUMENTS Documents 10,000 10,000 10,000
Obj.6 - MATÉRIELS ET FOURNITURES Matériels et fournitures 600 600 600
Obj.8 - CONTRATS 8 Interprètes (*) 8x390x3 jours 9,360 4 Traducteurs/réviseurs 4x280x3 jours 3,360 2 Préposés aux salles 2x80x3 jours 480 1 Technicien/opérateur 1x86x3 jours 258 13,458 13,458 26,458
Obj.9 - AUTRES DÉPENSES Communications 150 Imprévus 5% du total partiel 1,330 1,480 1,480 1,480 27,938
(*) Équipe = 6 heures de travail
TOTAL BUDGET 27,938
© 2000 Organisation des États Américains
