La Oficina de Coordinación se encarga de fomentar la cooperación, y eficacia en función del costo de las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros. Se centra en racionalizar y mejorar la gestión de las Oficinas, facilitando al mismo tiempo un funcionamiento óptimo de las mismas. La Oficina de Coordinación brinda apoyo técnico presupuestario y dirige la capacitación del personal, a la vez que proporciona asistencia administrativa a efectos de asegurar la implementación adecuada en el hemisferio de la misión, los mandatos y pilares de la OEA. La Oficina del Secretario General Adjunto tiene la responsabilidad de la coordinación de las Oficinas de la SG en los Estados Miembros.

La Oficina de Coordinación cumple una función activa en el fomento de actividades específicas que impulsen la presencia institucional y relevancia de las Oficinas, incluida la intensificación de tareas para establecer mayor cooperación con las instituciones interamericanas y las contrapartes internacionales y regionales, con miras a fomentar la eficiencia y la prestación de servicios a los Estados Miembros.
 

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La Organización de los Estados Americanos recibió por primera vez el mandato de abrir Oficinas de la OEA en los Estados Miembros el 1 de julio de 1953, cuando la Unión Panamericana (precursora de la OEA), en un período extraordinario de sesiones del Consejo Permanente, decidió inicialmente establecer cuatro Oficinas fuera de la sede. Actualmente existen 28 Oficinas que funcionan en el Hemisferio Occidental.

Responsabilidades y objetivos de las Oficinas

Las Oficinas de los Estados Miembros representan a la Secretaría General de la OEA en todo el Hemisferio Occidental y son responsables de la ejecución de los mandatos de la Organización en los Estados Miembros y de supervisar los proyectos en coordinación directa con los organismos ejecutores locales y las respectivas secretarías o departamentos de la sede. Entre las funciones principales de nuestras Oficinas corresponde señalar las siguientes:

• el apoyo a los programas y actividades de cooperación técnica;
• la promoción de la democracia y los derechos humanos;
• el apoyo a los programas sobre seguridad multidimensional, y
• el fomento del programa de becas y préstamos educativos de la OEA.

En general, la responsabilidad de la supervisión de las Oficinas de la OEA en los países corresponde a la Oficina de Coordinación, por lo cual los representantes son directamente supervisados por el Coordinador y dependen funcionalmente de la Secretaría General Adjunta. A la vez, deben cumplir y responsabilizarse ante la Secretaría General por el cumplimiento de los memorandos administrativos, normas y reglamentos de la Organización.

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Oficina de Coordinación

La Oficina de Coordinación actúa como enlace entre la Secretaría General de la OEA y las representaciones en los países. Nuestra misión es informar de los acontecimientos positivos, proyectos y logros en relación con nuestras Oficinas en los Estados Miembros. Al mismo tiempo, la Oficina del Secretario General Adjunto, a través de la Oficina Coordinadora, supervisa y asegura la integridad financiera y la rendición de cuentas de las actividades financieras de las Oficinas de la OEA en los países miembros.

Nuestras funciones principales son las siguientes:

• Asesorar al Secretario General, al Secretario General Adjunto y a sus respectivos Jefes de Gabinete sobre todos los asuntos políticos relacionados con el funcionamiento de las Oficinas de la SG en los Estados Miembros.
• Analizar y evaluar la labor de las Oficinas de la SG en los Estados Miembros, evaluándolas dentro del marco de las políticas y los objetivos establecidos por el Secretario General y el Secretario General Adjunto
• Actuar como enlace entre los directores de las Oficinas en los Estados Miembros y las demás áreas de la Secretaría General;
• Examinar las actividades de las Oficinas en los Estados Miembros a fin de formular recomendaciones destinadas a mejorar sus servicios.
• Definir las necesidades de recursos de las Oficinas, incluida la capacitación del personal, las asignaciones presupuestarias, el equipo y los servicios especiales para ayudarlas a desempeñar las tareas que se les han asignado a través de los mandatos de la Asamblea General y las directivas del Secretario General. Esa tarea puede incluir la implementación de actividades de cooperación técnica, la promoción de la presencia institucional de la OEA y la divulgación de información pública, así como la coordinación con instituciones nacionales y demás organismos internacionales con sede en los respectivos países;
• Asesorar al Consejo Permanente y a sus comisiones y grupos de trabajo toda vez que se requiera información de la Oficina de Coordinación de las Oficinas de la SG en los Estados Miembros.